Prowadzenie własnej firmy wymaga bycia konsekwentnym, strategicznym, jak i częstego dokonywania wyborów. Nie są to jednak tylko wybory w dziedzinie tego, co produkować, czy jak sprzedawać. To także wybory organizacyjne, związane np. z podjęciem firmy, jak będą w przedsiębiorstwie wykonywane działania rachunkowe. Czy będzie zatrudniony księgowy na etacie? Czy może czynności rozrachunkowe, sprawozdawcze będą zlecone do prowadzenia zewnętrznej firmie?
Księgowy na etacie, a outsourcing księgowy – z czym się to wiąże?
Księgowy na etacie w firmie to rozwiązanie wręcz klasyczne. Specjalista ds. rachunkowości, który zasiada w środowisku pracowniczym danego przedsiębiorstwa. Kiedy przedsiębiorstwo jest większe, zwykle takich specjalistów jest przynajmniej kilku, a więc powołany jest do funkcjonowania dział księgowy. To ma określone atuty. Przede wszystkim czynności rozrachunkowe są wykonywane na bieżąco, w siedzibie firmy. Księgowi pozostają też do bieżącej dyspozycji Pracowników, którzy chcą z nimi skonsultować pewne operacje, planowane działania, zwłaszcza z zakresu rachunkowości zarządczej. Taki jednak dział księgowy, czy nawet pojedyncza osoba zatrudniona w takiej postaci to dla przedsiębiorstwa dodatkowe koszty, związane z zatrudnieniem tych osób, opłaceniem im świadczeń emerytalnych, ubezpieczeniowych, wynagrodzenia, czy premii. To dodatkowe koszty utrzymania przestrzeni biurowej, w której osoby te będą przebywały, pracowały. W sytuacji, gdy wreszcie zespół nie jest umotywowany, brak należytych narzędzi weryfikowania jakości i wydajności ich pracy, może się okazać, że działania w zespole księgowym będą wykonywane opieszale.
Skorzystanie z tzw. zlecenia do wykonania spraw rozrachunkowych, księgowych, sprawozdawczych zewnętrznej firmie to tak naprawdę zamówienie usług w specjalnym biurze rachunkowym, czy podatkowym. Wtedy zlecającego taką usługę przedsiębiorcę nie interesują już koszty zatrudnienia księgowych, wykonywania takiej usługi, jedynie jest zobligowany po wykonaniu dla niego powierzonej czynności wypłacić wykonawcy ustalone wynagrodzenie. W tym przypadku przedsiębiorca nie będzie więc siłą rzeczy ponosił kosztu, związanego np. z niską wydajnością pracy księgowych, zatrudnionych w biurze rachunkowym, z którego usług skorzysta. Jako zleceniodawca płaci bowiem ze efekt finalny prac księgowych, zrealizowanie powierzonych czynności do prowadzenia.
Jakie są zalety skorzystania z outsourcingu księgowego, a jakie z utrzymywania w firmie działu księgowego?
Przedsiębiorca, który korzysta z outsourcingu księgowego:
- Nie ponosi wysokich kosztów zatrudnienia na etacie księgowych w firmie;
- Nie ponosi kosztów zorganizowania i utrzymania przestrzeni biurowej dla działu księgowości, w szczególności wysokich kosztów sprzętu teleinformatycznego, czy fachowego oprogramowania;
- Nie ponosi ryzyka strat, związanych z zatrudnieniem w dziale księgowości pracowników nieprofesjonalnych, pracujących niewydajnie;
- Może liczyć na stosunkowo szybkie, zgodnie z ustaloną umową pod rygorem kary, wykonanie na jego rzecz zleconych czynności księgowo – rozrachunkowych;
- Może liczyć na wysoką jakość zrealizowanych dla niego działań, renomowane biura rachunkowe, podatkowe zatrudniają zwykle wysoce wykwalifikowanych, doświadczonych specjalistów.
Skorzystanie z outsourcingu księgowego ma i pewne wady, jakie?
Przedsiębiorca, który zechce skorzystać z outsourcingu księgowego, powinien być świadomy, że:
- Każda forma współpracy z pracownikami profesjonalnego, zewnętrznego biura rachunkowego, podatkowego jest odpłatna;
- Ceny usług księgowych, rozliczeniowych, sprawozdawczych są stosunkowo wysokie;
- Istnieje pewne ryzyko, że wykonanie zleconego rozliczenia zostanie skierowane w takiej jednostce do wykonania osobie, której kompetencji nie znamy;
- Raczej umasowiony charakter wykonywanych zleceń, rzadkie indywidualne podejście do prowadzenia spraw Klientów.
Księgowy na etacie w firmie – czy to jest lepsze?
Utrzymywanie księgowego, czy całego działu księgowych w firmie, ma oczywiście wady. W postaci wysokich kosztów takiego przedsięwzięcia. Niemniej jednak wielu przedsiębiorców, którzy już doświadczyli współpracy na zasadach outsourcingu z księgowymi, wskazuje, że woli utrzymywanie -swojego księgowego? w przedsiębiorstwie, gdyż:
- Ma kontrolę, kto prowadzi sprawy rozrachunkowe jego firmy;
- Może na bieżąco konsultować podejmowane decyzje, przyjmowane rozwiązania w firmie ze specjalistą, jakim jest księgowy;
- Może liczyć na stosunkowo szybkie wprowadzenie ewentualnych korekt, zmian do wystawionej dokumentacji;
- Uiszcza jedno wynagrodzenie księgowemu, a nie np. wielokrotne opłaty od każdej zlecanej czynności rozrachunkowej osobno.
Powyższe rozważania pokazują, że zarówno powierzenie do prowadzenia spraw rozrachunkowych przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie, jak i utrzymywanie na etacie księgowego ma swoje wady oraz zalety. Ostateczny wybór pozostaje w gestii przedsiębiorcy i wymaga przede wszystkim odpowiedzi na pytanie, jak często dana jednostka gospodarcza korzysta z usług księgowych. Jeśli tylko incydentalnie, np. raz w miesiącu zdecydowanie warto takie usługi zlecić zewnętrznej firmie. Kiedy jednak codzienna działalność przedsiębiorstwa wymaga prowadzenia konsultacji ze specjalistami ds. księgowości, wtedy zdecydowanie bardziej należy rozważyć zatrudnienie specjalistów w firmie ds. księgowości.
